Condiciones del servicio

1. Quién presta el servicio

En estas condiciones, «nosotros» o «NeoArcadia Core» es el titular indicado arriba, y «tú» o «el cliente» es el negocio, empresa o profesional que contrata el servicio.

2. Objeto

Gestionate es un servicio en línea (software como servicio) para gestionar negocios del sector servicios: agenda y citas, TPV y facturación, clientes, catálogo y stock, equipo y fichaje, pagos, bonos y fidelización, correo, marketing por correo y WhatsApp, tienda online, integraciones e informes, según el plan contratado.

• Gestionate Forze es un complemento de pago para vender a otras empresas: oportunidades por embudo, cuentas y contactos, historial comercial, presupuestos con aceptación y firma en línea, automatizaciones, informes, IA de ventas y uso desde el móvil. Se activa por negocio sobre cualquier plan y tiene su propio acceso en forze.gestionate.pro.
• Gestionate TPV, la app para Windows y Android que añade impresión de tickets, cajón y ventas sin conexión, se rige además por sus propios términos de uso.

Gestionate es un servicio para empresarios y profesionales. Al contratarlo declaras que lo haces dentro de tu actividad empresarial o profesional.

3. Alta, cuenta y usuarios

• Para usar el servicio tienes que crear una cuenta con datos veraces y mantenerlos al día, en especial los datos fiscales del negocio.
• Quien crea la cuenta debe ser mayor de edad y tener capacidad para contratar en nombre del negocio.
• Puedes dar de alta a usuarios de tu equipo y asignarles un rol, unos permisos y unos módulos. Eres responsable de lo que hagan con su acceso. Cada persona debe usar su propio usuario y no compartir su contraseña.
• Guarda tus credenciales con cuidado y avísanos en [email protected] si sospechas de un acceso no autorizado.

4. Prueba gratuita

Al darte de alta desde la aplicación tienes 14 días de prueba gratuita, sin tarjeta, con el plan que elijas. Cuando termina la prueba sin una suscripción activa, la cuenta pasa a solo lectura: puedes consultar tus datos, pero no crear ni modificar nada hasta que actives un plan (según tu presupuesto o con un código de licencia). Las ventas que un terminal hizo sin conexión se siguen recibiendo para que no se pierdan.

5. Planes y precios

Gestionate se ofrece en tres planes, que se diferencian por los límites y las funciones incluidas:

• Básico: agenda, TPV, facturación, clientes y catálogo.
• Pro: lo del Básico, más WhatsApp, recordatorios, inventario, escandallos, proveedores e informes.
• Premium: lo del Pro, más tienda online, Alexa, pagos en línea, bonos, fidelización, sincronización de calendarios y soporte prioritario.

El precio de la membresía es según presupuesto: el que figura en el presupuesto o la oferta que aceptas al contratar, donde se indica también si incluye impuestos. Gestionate Forze cuesta 39 € al mes por negocio, como complemento de tu plan, salvo que tu presupuesto diga otra cosa. En la aplicación, en Suscripción, ves tu plan, sus límites y tu uso.

Podemos cambiar los precios para nuevos periodos. Te avisaremos al menos con 30 días de antelación y, si no estás de acuerdo, podrás darte de baja antes de que se apliquen.

6. Pago y renovación

• La suscripción es mensual y se renueva automáticamente por periodos iguales hasta que te des de baja.
• Puedes pagar en la forma que indique tu presupuesto o activar el plan con un código de licencia prepagado, que vale durante el periodo indicado en la licencia y no se reembolsa una vez canjeado. Cuando esté disponible, también podrás pagar con tarjeta desde Suscripción, a través de la pasarela de pago (no guardamos los datos de tu tarjeta).
• Te emitiremos la factura de cada periodo con los impuestos que correspondan.
• Si un pago falla, te avisaremos. Si sigue pendiente 15 días después del aviso, podremos suspender el servicio hasta que se regularice (ver el apartado 15).
• Como el servicio se contrata para una actividad empresarial o profesional, no se aplica el derecho de desistimiento de los consumidores.

7. Baja y exportación de datos

• Puedes darte de baja en cualquier momento escribiendo a [email protected] o, si pagas con tarjeta desde la aplicación, en Suscripción → Gestionar facturación. La baja tiene efecto al final del periodo ya pagado, que no se reembolsa.
• Mientras la cuenta esté activa y durante los 30 días siguientes a la baja, puedes descargar tus facturas en PDF y los informes de Forze en CSV desde la aplicación, y pedirnos una exportación completa de tus datos en un formato estructurado y de uso común (CSV o JSON). Te la entregaremos sin coste en un plazo razonable.
• Pasados esos 30 días borramos los datos de la cuenta. Las copias de seguridad que los contengan se borran solas al cumplir su ciclo de conservación (como máximo 12 meses). Solo conservamos, bloqueado, lo que la ley nos obliga a guardar (por ejemplo, nuestras facturas a ti).
• Recuerda que la obligación de conservar tus facturas y registros de facturación es tuya: expórtalos antes de que se borren.

8. Uso aceptable

No puedes usar el servicio para:

• actividades ilegales o que vulneren derechos de terceros;
• enviar comunicaciones comerciales por correo o WhatsApp a personas que no las hayan aceptado, ni spam, phishing o software malicioso. En WhatsApp se aplican además las políticas de WhatsApp Business;
• emitir facturas falsas o alterar registros de facturación;
• intentar comprometer la seguridad o la disponibilidad del servicio, acceder a datos de otros clientes o abusar de la API;
• descompilar o hacer ingeniería inversa del software más allá de lo que permita la ley.

9. Disponibilidad

• Trabajamos con un objetivo de disponibilidad del 99,5 % mensual, sin contar el mantenimiento programado, que anunciaremos con al menos 48 horas de antelación siempre que sea posible.
• Si un mes no se cumple ese objetivo por causas que nos sean imputables, puedes pedirnos un crédito proporcional en la siguiente factura. No se reembolsa en dinero.
• No respondemos de las interrupciones causadas por terceros (proveedores de internet, pasarelas, WhatsApp u otros servicios integrados), por fuerza mayor o por ataques que no hayamos podido evitar con una diligencia razonable.
• Para no depender de la conexión en el punto de venta, la app Gestionate TPV permite seguir vendiendo sin internet y envía las ventas al recuperarla.

10. Soporte

Te atendemos por correo en [email protected] en días laborables y respondemos lo antes posible. El plan Premium tiene soporte prioritario. El soporte cubre el uso del servicio y sus incidencias, no el asesoramiento fiscal, contable ni legal.

11. Tus obligaciones fiscales

• Eres el responsable de tu facturación: de los datos y los importes de tus facturas y tickets, de elegir el tipo de factura y el impuesto adecuados, de conservarlos y de declararlos. Gestionate te ayuda a cumplir, pero no te sustituye ni sustituye a tu asesor.
• Gestionate se adaptará a los requisitos de los sistemas informáticos de facturación (Real Decreto 1007/2023, «Verifactu») cuando sean obligatorios para ti.
• Si conectas pasarelas de cobro, tiendas online u otros servicios, la relación con ellos es tuya y se rige por sus condiciones.

12. Propiedad intelectual y tus datos

• El software, las marcas y los contenidos de Gestionate son nuestros o de nuestros licenciantes. Te damos una licencia limitada, no exclusiva e intransferible para usar el servicio mientras dure la suscripción.
• Los datos que introduces son tuyos. Solo los usamos para prestarte el servicio, en los términos del apartado siguiente.
• Podemos usar datos agregados y anónimos de uso del servicio para mejorarlo, sin identificar a tu negocio ni a tus clientes.

13. Encargo del tratamiento (art. 28 RGPD)

Este apartado es el contrato de encargo del tratamiento entre tú, como responsable, y nosotros, como encargado, para los datos personales que guardas en Gestionate.

13.1 Objeto, duración y finalidad

Tratamos los datos personales que introduces o que llegan a Gestionate por tu cuenta (desde tus páginas de reservas, pagos, presupuestos y tienda, tus integraciones o tus canales de WhatsApp y correo) con la única finalidad de prestarte el servicio contratado, durante el tiempo que dure la suscripción y el plazo de devolución del apartado 13.8.

13.2 Datos y personas afectadas

• Personas: tus clientes y potenciales clientes, tus empleados y colaboradores, los contactos de las empresas con las que trabajas y tus proveedores.
• Datos: identificativos y de contacto, citas e historial de servicios, ventas, facturas, pagos y bonos, notas y documentos de la ficha, mensajes de WhatsApp y correo, firmas y aceptaciones, imágenes, y horarios y fichajes del equipo.
• Categorías especiales: si guardas datos de salud (por ejemplo, alergias o contraindicaciones en una ficha de estética o tatuaje), eres responsable de contar con una base jurídica válida y de recoger solo lo necesario. Los trataremos con las mismas medidas de seguridad.

13.3 Nuestras obligaciones

• Tratar los datos solo siguiendo tus instrucciones documentadas, que son estas condiciones y la configuración que haces en Gestionate. Si creemos que una instrucción infringe la normativa de protección de datos, te avisaremos.
• No usar los datos para fines propios ni comunicarlos a terceros, salvo a los subencargados autorizados o cuando lo exija la ley (en ese caso te informaremos antes, si la ley lo permite).
• Garantizar que las personas autorizadas para tratar los datos se han comprometido a la confidencialidad, también después de terminar su relación con nosotros.
• Aplicar las medidas de seguridad del artículo 32 del RGPD descritas en la Política de privacidad.

13.4 Subencargados

Nos autorizas a recurrir a los subencargados que figuran en la Política de privacidad, con las mismas obligaciones de protección de datos que asumimos aquí. Te avisaremos con al menos 15 días de antelación antes de añadir o sustituir alguno, y podrás oponerte por motivos razonables; si no llegamos a un acuerdo, podrás darte de baja sin penalización.

13.5 Asistencia con los derechos de las personas

Gestionate te permite consultar, corregir y borrar los datos de tus clientes y de tu equipo. Si alguien nos pide directamente ejercer sus derechos sobre datos que tratas en Gestionate, te trasladaremos la petición sin demora y te ayudaremos a responderla.

13.6 Seguridad, brechas y evaluaciones

Si sufrimos una brecha de seguridad que afecte a tus datos, te lo notificaremos sin dilación indebida y, en todo caso, en un plazo máximo de 48 horas desde que la conozcamos, con la información disponible para que puedas notificarla a la autoridad y a los afectados si procede. También te ayudaremos, en lo que nos corresponda, con las evaluaciones de impacto y las consultas previas.

13.7 Transferencias internacionales

Los datos se alojan en la Unión Europea. La copia de seguridad cifrada se guarda en Estados Unidos (Backblaze B2) y los correos del servicio se envían a través de un proveedor de Estados Unidos (PurelyMail). Cuando un subencargado almacene los datos o acceda a ellos fuera del Espacio Económico Europeo, lo hará con las garantías del capítulo V del RGPD descritas en la Política de privacidad.

13.8 Fin del encargo

Al terminar el servicio, podrás exportar tus datos durante 30 días (apartado 7). Después los borraremos, incluidas las copias que solo se borran al cumplir su ciclo de conservación, salvo que la ley nos obligue a conservar alguno, que quedará bloqueado.

13.9 Información y auditorías

Te facilitaremos la información necesaria para demostrar que cumplimos estas obligaciones. Si necesitas una auditoría, la acordaremos contigo con un preaviso razonable, sin afectar a la seguridad ni a los datos de otros clientes, y a tu cargo salvo que revele un incumplimiento nuestro.

13.10 Tus obligaciones como responsable

• Contar con una base jurídica para tratar los datos e informar a tus clientes y empleados, por ejemplo con tu propia política de privacidad.
• Tener el consentimiento de tus clientes antes de enviarles comunicaciones comerciales por correo o WhatsApp, y respetar las bajas.
• Si usas el seguimiento de aperturas de correo de Forze o las funciones de IA, valorar si son adecuadas e informar de ello a las personas afectadas.
• Introducir solo los datos necesarios y mantenerlos exactos.

14. Limitación de responsabilidad

En la medida en que la ley lo permita:

• prestamos el servicio con la diligencia de un buen profesional, pero sin garantizar que esté libre de errores o que se adapte a necesidades concretas no descritas en la documentación;
• no respondemos de daños indirectos, lucro cesante, pérdida de negocio ni pérdida de datos imputable al cliente, como la que se produce al borrar los datos de un equipo con ventas sin enviar;
• las propuestas de las funciones de IA (resúmenes, borradores, datos extraídos de documentos) son orientativas: revísalas antes de usarlas;
• nuestra responsabilidad total frente a ti se limita a lo que nos hayas pagado en los 12 meses anteriores al hecho que la cause.

Estas limitaciones no se aplican en caso de dolo o culpa grave ni en los supuestos en que la ley no permita limitar la responsabilidad.

15. Suspensión y resolución

Podemos suspender o cancelar el servicio si incumples estas condiciones, en especial el uso aceptable; si un pago sigue pendiente 15 días después del aviso; o si hay un riesgo grave para la seguridad o la integridad de la plataforma. Te avisaremos por correo con el motivo y, si la causa se puede corregir y la corriges, restableceremos el servicio. En caso de cancelación, se aplica lo previsto para la baja y la exportación de datos.

16. Cambios en estas condiciones

Podemos actualizar estas condiciones por cambios legales, técnicos o comerciales. Si el cambio es importante, te avisaremos por correo o en la aplicación con al menos 30 días de antelación. Si no estás de acuerdo, puedes darte de baja antes de que entre en vigor; si sigues usando el servicio después, se entenderá que lo aceptas.

17. Ley aplicable y jurisdicción

Estas condiciones se rigen por la ley española. Para resolver cualquier conflicto, las partes se someten a los juzgados y tribunales de Sevilla, salvo que la ley imponga otra jurisdicción.

Para cualquier duda sobre estas condiciones, escríbenos a [email protected].